Usar Gmail como cliente de correo [tutorial]

Como la mayoría ya sabréis, Gmail es un servicio de Google que permite tener cuentas de correo gratuitas, de la misma forma que hotmail, yahoo, etc… Lo que muchos no saben es que, además, Gmail te permite configurar cuentas externas de tu propio dominio para poder gestionarlas y consultarlas desde el mismo programa, como si fuera Outlook o Mail.

¿Ventajas? Muchas.

• Podrás tener todas tus cuentas agrupadas, la de Gmail personal y la del trabajo, por ejemplo,  en un sólo entorno.
• Podrás acceder desde cualquier sitio a todos tu emails, etiquetados y organizados, simplemente con un navegador.
• Tendrás disponible 15Gb de espacio gratuito para almacenar correo y adjuntos, de esta forma no tendrás que utilizar el espacio contratado con tu dominio que acostumbra a ser bastante más limitado.
• Si utilizas smartphone o tablet para consultar tu correo, sólo necesitarás configurar la cuenta de gmail y tendrás configuradas todas tus otras cuentas.
• Si utilizas Chrome + Gmail tendrás acceso a muchas extensiones que te ayudarán a organizarte mejor: desde sencillos CRM para organizar la información por proyectos o hacer seguimiento de clientes, como Streak, poder programar tus emails para que se envíen más tarde, en una fecha u hora concreta, como Boomerang, poder guardar los adjuntos automáticamente en un servicio externo como Google Drive o Dropbox, y muchas más.

En este mini-tutorial vamos a ver, paso a paso, desde cómo crear la cuenta de Gmail, cómo configurar una cuenta externa hasta cómo organizar mejor la bandeja de entrada para ganar tiempo y efectividad.

Si ya tienes una cuenta y sabes utilizarla y lo único que necesitas es configurar una cuenta externa, puedes ir directamente al Paso 3.

Paso 1: Crear la cuenta de Gmail

Este primer paso es muy básico y posiblemente te lo podrás saltar si ya usas gmail para tu cuenta de correo personal. Al crear la cuenta de gmail estarás creando también tu cuenta de Google, que te servirá para acceder a cualquiera de los otros servicios que ofrece (Analytics, Webmaster Tools, Google Maps, Google+, etc…)

Para crear la cuenta sólo tienes que ir a: http://mail.google.com y hacer clic en la opción «Crear cuenta»

 Google te pedirá algunos datos básicos para poder crear la cuenta.

– Nombre y apellido y usuario para la cuenta: es posible que el nombre de usuario ya exista, en ese caso Gmail te propondrá alternativas. No tienes porqué escoger ninguna de ellas, podrás probar otras que te parezcan mejor usando puntos, iniciales, abreviaturas, etc… Ten en cuenta que seguramente utilizarás esta cuenta mucho tiempo y para muchas cosas, así que piensa bien que usuario quieres escoger.

– Fecha de nacimiento y sexo: son obligatorios

– El teléfono y email adicional no son obligatorios, los pide para poder recuperar el acceso a tu cuenta en caso de que no pudieras acceder.

Una vez completados los datos, te pedirá que aceptes las condiciones (deberás bajar la barra de scroll de la ventanita para que te deje clicar en Aceptar) y ya tendrás lista tu cuenta.

Paso 2: Acceder y personalizar tu gmail

A partir de ahora, cuando accedas a https://mail.google.com/mail/ verás que entras directamente en tu bandeja de entrada. Si marcas la opción que guarde la contraseña, también verás que al acceder a google te apareceran opciones adicionales en la parte superior para entrar directamente:

Por defecto, verás que Gmail te organiza los emails en 3 pestañas: Principal, Social y Promociones. Es posible que esta clasificación automática no te funcione bien y quieras organizarlo a tu manera, en ese caso puedes desactivar esa funcionalidad en Configuración de bandeja de entrada, desactivando las pestañas que no quieras:

El tema de la organización del correo es algo muy personal, no hay una opción óptima universal sino que a cada uno nos puede ir mejor de una forma u otra.

En Configuración podrás encontrar todas las opciones y más para poder organizarte:

– General: opciones básicas para la configuración, desde cómo quieres ver los emails, formato, firma del email, autorespuestas, etc… míratelas y ves probando para ver las opciones que te resultan más cómodas.
– Etiquetas: sirven para crear carpetas y etiquetar los emails. Puedes crear todas las que quieras y agruparlas o anidarlas entre ellas. También puedes crear filtros para que determinados emails, según el asunto, el remitente, etc… se les asigne automáticamente una etiqueta concreta (puedes poner que directamente vayan a esa carpeta y no aparezcan en la bandeja de entrada)

Desde aquí podrás también ocultar o mostrar las etiquetas que vienen predefinidas con Gmail si no vas a utilizarlas.

– Recibidos: para organizar la bandeja de entrada, las pestañas que hemos visto antes, si quieres usar marcadores, anular los filtros, etc…

– Cuentas e importación: Desde aquí podrás configurar las opciones básicas de tu cuenta e incluir cuentas externas mediante POP3 / IMAP. Está opción es la más interesante y la veremos en el siguiente paso

– Filtros: a medida que vayas creando filtros para los mensajes entrantes te aparecerán aquí y podrás eliminarlos y gestionarlos.

– Reenvíos: por si necesitas reenviar a una cuenta externa todos los mensajes que te llegan a tu gmail. Esta opción es difícil que la necesites, y como te indica el mismo programa, si sólo necesitas reenviar algunos en concreto, puedes hacerlo mediante filtros.

– Del resto de opciones: Chat, Labs, Sin conexión y Temas, la que es más probable que puedas utilizar es la de «Sin Conexión», que instala una extensión para poder acceder a tu correo guardado a través del navegador aunque en ese momento no tengas conexión.

Recuerda que para entrar en todas las opciones de configuración, puedes hacerlo desde el icono de herramientas de la parte superior derecha:

Paso 3: Configurar una cuenta externa en tu Gmail

Y aquí viene lo mejor, la opción de configurar cuentas de correo externo de tu propio dominio en el propio Gmail.

¿Qué necesitas?

• El nombre de tu usuario de correo (acostumbra a ser la misma cuenta de correo completa)
• El servidor POP3 y SMTP (Correo entrante y saliente)
• La contraseña de la cuenta.

¿Cómo se configura?

1- Ves a Configuración -> Cuentas e importación.

2- Haz clic en Añadir una cuenta de correo POP3 tuya

3- Te pedirá la cuenta de correo que quieres añadir, introdúcela y ves a ‘Siguiente paso’

4- En la siguiente pantalla, introduce los datos de tu usuario, password y servidor POP3

Aquí puedes configurar si quieres dejar copia del mensaje en el servidor, usar SSL, archivar los mensajes directamente o etiquetarlos.

Nota: Si les asignas una etiqueta en concreto y marcas Archivar, los mensajes no te aparecerán en la bandeja de entrada, sino que irán directamente a la carpeta que tu le digas.

Si dejas copia en el servidor tendrás que ir vigilando que no se te llene el buzón, porque en ese caso te dará error y no te dejará recibir más mensajes. Lo bueno de usar gmail con cuentas externas es que como puedes acceder desde cualquier sitio, no es necesario que dejes copia en el servidor para bajar el correo desde otro sitio (que es lo que ocurre cuando tienes el outlook en casa y en la oficina y quieres que se te descargen los mensajes en ambos sitios).

Si le das a Añadir cuenta, Gmail comprobará que puede acceder con los datos introducidos y en caso contrario te dará error.

Una vez añadida, te preguntará si querrás enviar mensajes desde esa cuenta, has de poner que sí y pasar al siguiente paso. Te preguntará el nombre que quieres que aparezca de remitente cuando envíes mensajes desde esa cuenta y si quieres tratarlo con un alias. Es aconsejable desmarcar esa opción.

Al continuar te solicitará los datos del servidor saliente o SMTP de tu proveedor de correo. El usuario y contraseña, si no te han especificado nada diferente, acostumbran a ser los mismos que los de correo entrante.

Deja marcada la opción de Conexión segura mediante TSL y haz clic en Añadir cuenta.

Google enviará un email a tu cuenta principal para que confirmes que permites a Gmail enviar mensajes utilizándola. Una vez vayas al enlace que te han enviado para confirmar, ya podrás utilizarlo para gestionar tu cuenta, enviar y recibir mensajes como si fuera tu programa de correo habitual.

Gmail te permite configurar hasta 5 cuentas de correo externas de forma gratuita, así que si tienes varias cuentas del mismo o de diferentes dominios, te recomiendo que pruebes esta solución para gestionarlas todas juntas. Aunque en este post no hemos profundizado en ello, Gmail ofrece múltiples soluciones para organizar nuestro correo de una forma sencilla, rápida y muy efectiva, y cuenta además con muchas extensiones para navegador que nos permitirán ahorrar tiempo

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