Trio ganador: time blocking + lista tareas + gmail

Artículo original del 14/11/2017, actualizado el 05/02/2020

Seguramente habrás oído hablar últimamente de Time blocking, es una de esas herramientas o técnicas de organización que nos ayudan a organizar nuestro tiempo para ser más eficaces y productivos.

A pesar de que ahora tiene un nombre y está de moda, el Time blocking es tan viejo como la agenda escolar, cuando utilizábamos la página del horario para indicar que asignatura tocaba cada día y a que hora.

Básicamente consiste en asignar las tareas a realizar a un día y una hora en concreto, con una duración estimada y bloquear esa franja de tiempo para esa tarea, pase lo que pase, en lugar de ir «a salto de mata» de una tarea a otra o de un proyecto a otro en función de los emails que van entrando, llamadas y urgencias de última hora.

El problema de lista de tareas es que no discrimina la importancia de cada una ni el tiempo que nos puede llevar, no es práctica para las tareas repetitivas o para las citas u obligaciones no profesionales.

¿El Time Blocking es una buena técnica? Sí y mucho.

Hace más de un año que la utilizo y permite ser realista con tu tiempo, establecer prioridades y conseguir que las urgencias e imprevistos no se coman el tiempo necesario a las tareas realmente importantes.

Sin embargo, por muy fan que sea de esta herramienta, para mi no es suficiente.

Sigo necesitando mi lista de tareas de toda la vida y he encontrado una forma de combinarlas que me funciona muy bien y quizás a ti te ayude a organizarte.

Y es que el problema de calendarizar las tareas, es que hay muchas que son realmente rápidas de ejecutar, o contienen sub-tareas imposible de detallar en un calendario.

Si ofreces servicios, uno de los principales problemas es que a menudo estás pendiente de un feedback del cliente para poder implementar o continuar con una tarea… y nunca sabes cuándo llegará.

Si combinas calendario + lista, puedes reservar tiempo para un proyecto, genéricamente, y en la lista crear una carpeta o tarea padre que contenga el detalle de temas a tratar en ese proyecto, o puedes reservar una franja horaria para gestionar y responder emails, para incidencias o desarrollo de negocio propio.

Para mi, esta combinación junto a Gmail (o el cliente de correo que utilices) consigue que:

• No se me pase nada: tengo en el calendario el tiempo asignado a ese proyecto o cliente, en la lista el detalle de tareas a hacer y en el correo etiquetados los correos con información necesaria o los que requieren respuesta.
• Empiezo el día sabiendo que tengo que hacer: con las prioridades establecidas
• Tengo a simple vista la ocupación real de una semana (y las siguientes), pudiendo fácilmente agendar una nueva reunión o cita personal sabiendo el tiempo libre que tengo
• Concilio temas laborales/personales: en el calendario apunto el tiempo de cita en el médico, de ir a buscar los niños, de reuniones en el colegio o de clase de pilates… todo me aparece reservado para ser consciente del tiempo realmente libre de cada día.
• Reservo tiempo para tareas importantes para el desarrollo de mi propio negocio que sino no sería incapaz de encontrarles hueco (escribir posts, gestionar redes sociales, preparar nuevo contenido, hacer seguimiento de leads y contactos, etc…)

Herramientas

Lo bueno de utilizar esta forma de organizarse es que no necesitas grandes softwares. Yo actualemente uso:

Google Calendar:

Un clásico que recientemente ha renovado su aspecto y ahora es todavía mejor. Algunos truquitos para Calendar:

• Puedes crear diferentes calendarios y asignarles colores para diferenciar a simple vista si se trata de una reunión, de un tema familiar o de negocio propio.
• Puedes sincronizarlo con la agenda de tu móvil, ya sea Android o iPhone (yo no utilizo la app de Google Calendar, sino la misma de Calendario de iOS ya me va bien).
• Puedes invitar a participantes, indicar lugares, recordatorios, etc…
• Si se trata de una reunión, reserva también el tiempo previo y posterior necesario para el desplazamiento.

Gestor de tareas Todoist:

Aunque es una herramienta de pago, (muy asequible, 3$/mes), no he sido capaz de sustituirla.
He probado en varias ocasiones trabajar con Google Tareas, ya que al utilizar Calendar y Gmail creo que sería lo lógico, pero no he logrado acostumbrarme.
La versión escritorio de Google Tasks es muy muy limitada, y tampoco me  ha convencido ninguna app, así que sigo con Todoist que me permite:

• Organizar las tareas por proyectos, etiquetarlas, añadir notas, recordatorios, prioridades, etc…
• Se integra con Google Calendar, con Gmail y tiene extensión para Chrome y App para móvil, todo sincronizado.
• Es completa, pero a la vez ágil y sencilla, puedes crear una tarea rápidamente sin necesidad de entrar todos los datos.

En este artículo tienes más detalle sobre esta aplicación y en la Zona DPW tienes un video sobre cómo la utilizo para organizarme.

Gmail:  es la base de comunicación con mis clientes.

Por correo me llegan los nuevos contactos, solicitudes, información de los proyectos, feedback, datos, etc… todo, y la manera en que lo organice determinará que no se me pase nada los días (o semanas) más caóticos y el poder organizarme el trabajo de forma eficiente.

Consejos para trabajar con Gmail (o cómo lo hago yo):

• Filtra, filtra, filtra: cuanto más ordenado te llegue ya el correo menos tiempo tendrás que dedicarle.
• Utiliza las etiquetas de Gmail, no sólo sirven para marcar los correos, sino también para organizarlos como si fueran carpetas. Yo les asigno etiqueta automáticamente según el remitente y además tengo algunas según el estado del proyecto (Pendiente del cliente, por contestar, en desarrollo, etc…).
• Archiva: Yo soy fan de la teoría del Inbox Zero, aunque soy incapaz de llevarla a cabo, pero eso sí, una vez el tema está resuelto, archivo el mail en su carpeta correspondiente y dejo lo mínimo en la bandeja de entrada.
• Haz limpieza: seamos realistas, por mucho que te guste un blog o una web, si no has abierto su newsletter en los últimos 4 meses, es raro que lo llegues a hacer. Date de baja de esa suscripción y utiliza feedly o algún otro lector de RSS para seguir ese blog y leerlo cuando tengas tiempo sin necesidad de acumular sus emails.
• Posponer y enviar más tarde: recientemente se han añadido estas nuevas funcionalidades en Gmail y son ideales para gestionar el correo de forma eficiente y mantener la bandeja de entrada vacía.

Llevo más de un año utilizando esta combinación Calendar + Lista tareas + Gmail y poco ha poco he ido organizando etiquetas, procesos y métodos para sacarle el máximo partido sin necesidad de utilizar grandes softwares de gestión de proyectos (que los he probado, pero en lugar de ayudarme sólo consigo perder más tiempo)i, y por ahora es el trío ganador con el que me voy a quedar 😉