Ofrecer bolsas o packs de horas a clientes

Cuando ofrecemos servicios como freelance o autónomo, uno de los temas que más dolores de cabeza nos trae es crear presupuestos y la gestión administrativa y de facturación.

Sí estamos desarrollando páginas web o aplicaciones, lo habitual es hacerlo en base a un presupuesto previo, ya sea completo, por fases, con opciones adicionales, etc…

Pero para según que tipo de tareas y clientes, que no requieren un proyecto grande en sí, sino multitud de tareas pequeñas, una de las opciones más habituales es ofrecer bolsas o packs de horas, que el cliente puede contratar e ir utilizando a lo largo del tiempo.

Hay muchos trabajos de soporte o mantenimiento, de diseño, marketing, copywritting, etc… que son sencillos y nos pueden llevar menos de media hora, pero no por eso tenemos que dejar de valorarlos y facturar, y para los que esta forma de contratación nos puede ser muy útil.

¿Qué ventaja tiene ofrecer bolsas de horas?

• Facturación por adelantado: sin riesgos a retrasos en el pago o impagos, y sin tener que «perseguir» al cliente o recordarle que tiene alguna factura pendiente de pago.
• Ideal para tareas pequeñas o que no sabemos lo que nos puede llevar.
• Claro y fácil de vender, con la opción de ofrecer descuentos por volumen de horas.
• Muy práctico cuando trabajas para agencias y te derivan trabajo de forma continuada.
• Ágil: el cliente puede ir solicitando cambios o tareas sin tener que estar pidiendo presupuesto cada vez.

Inconvenientes de facturar por packs

• Te obliga a ser muy disciplinado en el control del tiempo dedicado a un cliente, incluyendo temas de gestión (emails, llamadas…)
• No se adapta a todo tipo de trabajos, especialmente los creativos, que el hecho de saber que estás facturando por horas puede limitarte.
• Dificulta la planificación, ya que no sabes en que momento el cliente va a necesitar horas de las que ya le has facturado.
• Refuerza la sensación de estar intercambiando tiempo por dinero, lo que no es que sea un problema en sí (especialmente si el precio de ese tiempo es el adecuado), pero hoy en día que todos buscamos negocios «escalables» parece que este tipo de servicio no está de moda.

Consejos y reflexiones

Yo hace muchos años que ofrezco packs de horas de mantenimiento y soporte a mis clientes, básicamente por la comodidad que me ofrece, tanto a mi en la gestión, como a ellos en poder ir solicitando cambios o nuevas funcionalidades sin tener que estar solicitando precio cada vez.

Sin embargo, durante este tiempo he aprendido bastante a filtrar y tener en cuenta algunas cosas antes de aceptar una bolsa de horas de un cliente que te pueden ser útiles:

Conoce antes a tu cliente

Es preferible trabajar con bolsas de horas con clientes que ya conoces, que sabes cómo son y cómo trabajan, que tipo de tareas te suelen pedir, etc…

Vender un pack de horas a alguien con quien no has trabajado nunca es un riesgo, especialmente si son muchas horas y resulta que no hay feeling y no os acabáis de entender.

Si alguien está interesado, es mejor que contrate alguna hora puntual para algo en concreto, y si todo va bien, ya podrá contratar el pack más adelante. Es una garantía para tí y para ellos.

Detalla bien las tareas que puede incluir

Como siempre comento, aunque yo haga web, a mi me piden desde logotipos a campañas de publicidad, folletos o catálogos….

No es lo usual, y aunque esos son casos extremos, si es necesario que especifiquemos lo que pueden incluir y lo que no esas horas contratadas por el cliente.

En el campo del desarrollo web y el marketing online, está todo interconectado, pero eso no quiere decir que sepamos o debamos saber de todo.

Si te dedicas al mantenimietno web, especifíca bien que tipo de tareas entran en el pack y cuales no vas a poder realizar ( tareas de marketing online, redes sociales, diseño, etc…)

Controla el tiempo dedicado a los clientes

Aunque muchas veces los clientes no te piden el detalle de horas que has dedicado, si es importante llevar un registro del tiempo empleado en cada tarea, no solo para poder justificarlo en caso necesario, sino para tu propio control interno y aprendizaje para saber valorar futuras tareas.

Herramientas como toggl, Timeneye o Rescuetime te pueden ser muy prácticas para registrar el tiempo dedicado a cada cliente y proyecto y generar informes directamente o conectarlas a hojas de cálculo, por ejemplo para preparar tus propias tablas o informes

Toggl y Timeneye son muy parecidas y ambas funcionan muy bien, te permiten crear clientes y proyectos y asignarles tareas. Tienen extensiones para navegador, aplicación para móvil, etc… de forma que en cualquier momento tienes disponible el botón para empezar a registrar o parar una tarea.

RescueTime funciona algo diferente ya que registra automáticamente en que aplicaciones o páginas web pasas el tiempo, y luego tu puedes asignarle más detalle, etiquetas, clasificar si una url es de trabajo, gestión, ocio, etc… No es tan apropiada para registro de horas a clientes pero si para un seguimiento propio de en que aplicación o tarea pasamos más tiempo.

Las tres aplicaciones tienen opción gratuita y de pago con funcionalidades extra.

Limita en el tiempo la validez del pack

Con los packs de horas pasa lo mismo que con los presupuestos, no se te ocurre ponerles caducidad hasta que te viene un cliente con uno de hace dos años y no puedes decirle que no 😉

Depende de la cantidad de horas puede ser más o menos, pero te aconsejo poner un límite (6 meses o 1 año como mucho) para la validez de esas horas contratadas o pueden ser un problema en algún momento de mucho trabajo o con clientes con los que apenas tratas.

La idea de las bolsas de horas es para trabajos pequeños de forma continuada, con lo que conoces la web y el cliente y son ágiles. Si pasa demasiado tiempo, eso pierde ya el sentido.

No olvides el tiempo de gestión

Algo muy común en nuestro perfil, sobre todo al principio, es no tener en cuenta el tiempo de gestión que cualquier tarea nos puede llevar: emails, llamadas, pequeños ajustes o modificaciones de última hora.
¡Si es que incluso a veces leer y entender el email del cliente puede llevar más tiempo que la tarea en sí!.

Es importante acostumbrarnos, cuando valoramos el tiempo que nos puede llevar un encargo, a incluir siempre un margen por el tiempo de gestión, y en el caso de estar trabajando con packs de horas, a añadirlo en el registro o togglearlo.

Recuerda: nunca son 5 minutos

¿Qué le vas a cobrar a un cliente por eliminar un elemento del submenú de su web en WordPress? ¡Pero si es un momento!

Y es cierto, la mayoría de veces… pero entre que

• lees el email,
• vas a su web y accedes al admin,
• buscas el menú que has de modificar (que resulta que hay 15 menús creados y por el nombre no queda muy claro…)
• haces el cambio y compruebas que se ha eliminado correctamente
• vacias la caché y vuelves a comprobarlo
• compruebas en modo incógnito y en el móvil
• vas al cpanel del hosting para revisar la caché del servidor y vaciarla.
• ahora sí, compruebas que se ha hecho correctamente
• envías un email al cliente informándole que ya está
• …10 min…
• email del cliente: ¡gracias! pero disculpa, me he olvidado pedirte también si puedes cambiar el orden de los otros elementos del submenú… 🤦🏻‍♀️

… no han sido 5 minutos, ¿verdad?

Estas tareas insignificantes, y todas las complicaciones que pueden traer, son lo que nos rompen la concentración y el flujo de trabajo y encima no sabemos que cobrarle al cliente por algo así.

Es por cosas así que los planes de mantenimiento son muy prácticos para dar soporte post-venta a un cliente web y las bolsas o packs de horas van muy bien para este tipo de tareas pequeñas y continuadas que si nos descuidamos nos pueden llenar el día sin darnos cuenta.

En la Zona DPW hay la grabación del webinar en directo que hicimos junto con David Perálvarez y Nahuai Badiola hablando del tema de las bolsas de horas.