Ser una empresa pequeña, un profesional, hoy en día tiene muchas ventajas, tienen una flexibilidad, una capacidad de adaptación que los grandes no tienen. Puede utilizar su cercanía, su proximidad con el cliente como un punto fuerte y sin embargo, en los años que llevo colaborando con ellas, he visto repetidos varios fallos que, siendo fáciles de solucionar, podrían aumentar su productividad y eficiencia.
1. No crear metodologías y procesos
Cuando uno entra a trabajar en una gran empresa o multinacional, está muy claro su puesto de trabajo, está descrito qué ha de hacer y cómo. Los procesos que ha de seguir cuando se da una circunstancia, cómo actuar en tal otra… la idea es que cada vez que entra un nuevo trabajador, no tenga que estar alguien constantemente explicando y supervisando cada una de sus acciones.
Es cierto que en pequeñas empresas la rotación de personal suele ser más escasa y que te puede parecer bastante inútil esto de crear procesos, pero créeme, no sólo sirve para formar a nuevos trabajadores, crear una metodología nos puede servir para analizar nuestro trabajo, para agilizarlo y optimizarlo.
Hay muchas tareas en nuestro a día a día que ser repiten, periódicamente o no, dependiendo del puesto de trabajo, puede ser la facturación, puede ser la atención a consultas de clientes, la resolución de incidencias con la logística, la promoción de nuevos productos, etc… intenta, para cada una de ellas, preparar una lista de las subtareas y acciones que implica, que hay que hacer cada vez y en que orden.
Un ejemplo para que veas más clara la idea:
En mi caso, una de las tareas repetitivas es la gestión de dominios y hostings para los clientes, y no tenía ningún proceso establecido para ello, simplemente iba revisando cuando me acordaba los que estaban a punto de caducar, enviaba un email para avisar a los clientes, cuando me contestaban renovaba los servicios, facturaba y les enviaba la factura. A veces me encontraba que llegaba la fecha de renovación y no me habían contestado y tenía que volver a preguntar, o no recordaba si se lo había facturado o no… y perdía mucho tiempo consultando, comprobando, contratando y facturando… ¿Qué hago ahora? Tengo en un excel un calendario con todos los dominios y hostings contratados para cada mes, cada día 15 miro los que vencen el mes siguiente y envío un email (tengo una plantilla preparada) para preguntar si quieren renovar e indicando, que si no dicen nada, a final de mes se renovará automáticamente. Y el dia 1 renuevo y facturo todos los correspondientes a menos que me hayan indicado lo contrario. Así de fácil, sólo ocupo dos días al mes en este tema y la tranquilidad de tenerlo controlado.
2- No preparar un plan de marketing
Lo he comentado en alguna ocasión, parece que un plan de marketing sea cosa de grandes empresas o departamentos de publicidad, pero la verdad es que cualquier empresa o profesional, por pequeño que sea su negocio, debe establecer un calendario, unos objetivos y unas acciones a realizar en cuanto a la promoción de sus productos o servicios.
Objetivos: que productos vamos a lanzar o promocionar en los próximos meses. ¿Vamos a probar con una nueva linea de servicios? ¿A realizar una oferta sobre un producto del que tenemos demasiado stock? ¿Queremos fidelizar nuestros clientes actuales con algúna acción post-venta?
Acciones: Una vez decididos los objetivos tenemos que establecer que acciones llevaremos a cabo para conseguirlos. Por ejemplo: ¿Realizaremos una campaña de publicidad en Adwords o Facebook? En ese caso, ¿qué otras acciones relacionadas nos implica?
- Buscar las palabras clave que nos interesa contratar.
- Decidir el texto de los anuncios y a quién irán dirigidos (segmentación).
- Preparar una landing o página de ventas con información sobre la oferta y un formulario para recibir los contactos, siempre alineada con las palabras clave del anuncio.
- Preparar el material que necesitaremos (fotografias, videos, testimonios, etc…)
- En caso de tener blog, escribir agún artículo relacionado con el tema de la oferta.
- Redes sociales: preparar una lista de posts / tweets / fotografías para difundir la oferta
Calendario: una vez tenemos la lista de objetivos y tareas, traspasarlas y programarlas en el calendario.
Una vez lista la planificación, deberemos revisarla periódicamente, adaptarla si las necesidades han cambiado, verificar lo ya se ha realizado, lo que continúa en pie y lo que se pospone o se suspende.
3- No tener un manual de identidad corporativa
Vale, no hace falta un documento de 40 páginas sobre el uso de tu marca, pero si deberíamos tener una mínima idea de que representa o qué queremos que represente nuestra marca y cómo plasmarlo en todos nuestros elementos de contacto con el cliente.
- Logotipo de la empresa/marca y sus versiones (por ejemplo, en negativo, en pequeño como icono para redes sociales, etc…)
- Colores corporativos y tipografía, para que todos nuestros documentos, ya sea la web, una factura o un email, esten alineados con nuestra marca.
- Definir nuestro «estilo corporativo«, no nos dirigiremos igual al cliente si somos abogados o un parque de atracciones, no? tenemos que tener claro si queremos ser cercanos, divertidos, serios y profesionales, etc… y vigilar que todas nuestras comunicaciones, que todos los que forman parte de nuestra empresa, sigan la linea global de la imagen que queremos ofrecer. Ésto que en el mundo offline a veces es obvio y ni nos planteamos (no pondrías en la recepción de un bufete de abogados a un chico con chancletas, pircing y mascando chicle, verdad?), en el mundo online es mucho más sutil pero no menos importante…. léase: no enviemos emails con tipografia comic sans en color lila…
4- No invertir
Las grandes empresas tienen un presupuesto para marketing. ¿Porqué los pequeños no? Si ya tenemos claro que hacer marketing es imprescindible (y si no, consulta mi articulo de ¿Por qué debo hacer marketing si no quiero/puedo atender a más clientes?, pues también tenemos que saber qué podemos gastar en ello y cómo lo distribuiremos.
Si ya has pasado por el punto 2 y tienes tu plan de marketing preparado te será mucho más fácil. Podrás mirar que va a costarte cada una de las acciones a realizar y ver si está dentro de lo que puedes gastarte.
Pero no sólo el marketing necesita presupuesto, invierte también en todo aquello que tu negocio necesita para mejorar, para crecer o para trabajar mejor: buenos equipos, servicios de profesionales, material de calidad, etc…
Nota adicional para los profesionales: no seas tacaño con tu negocio, por favor… muchas veces me encuentro clientes que se piensan y repiensan si pagar o no por un plan de mantenimiento, un plugin de seguridad o por un hosting mejor… y luego se van a cenar y se gastan en una noche más de lo que no se querían gastar para su negocio… no digo que no gastes en otras cosas, pero intenta valorar no sólo el precio en sí de un producto, sino lo que te va a reportar o el coste que te puede implicar no invertir en ello.
5- No hacer copias de seguridad.
Si, lo he dejado para el final, pero no porque sea de cajón, sino porque me parece mentira que hoy en día aún haya empresas que no realicen copias de seguridad de todos sus archivos.
Puedes escojer opciones más manuales, cómo hacíamos antes, e ir grabando en un dvd, en un disco duro externo o donde sea y guardarlas fuera de la oficina o la comodidad que te ofrecen ahora las soluciones de backup automático y «en la nube«. Me da igual cómo lo hagas, pero por favor, HAZ COPIAS DE SEGURIDAD.
¿Qué porqué insisto? Porque yo ya he escarmentado, porque abuso tanto de mis ordenadores que cada 1 o 2 años dice basta y peta por algún lado… el disco duro, la tarjeta gráfica, el disco de arranque…. he tenido de todo, a veces se ha solucionado fácil y rápido y a veces ha sido el fin…… De hacer copias siempre he ido haciendo, el problema es que las hacía cuando me acordaba y claro, en mi trabajo perder 3 o 4 días de trabajo… es eso… 3 o 4 días de trabajo que has de volver a invertir en algo que ya habías hecho… fustrante.
Por suerte, la tecnología y el software nos dan ahora más opciones y mucho mejores, los servicios actuales de backup nos permiten hacer copias de seguridad en tiempo real, en la nube. Sin tener que hacer nada, lo configuras y listo, tienes todos tus archivos seguros y con la ventaja adicional de poder acceder desde cualquier lugar, acceder a versiones anteriores, trabajar en equipo con documentos compartidos, etc…. nunca ha sido más fácil estar tranquilos en ese aspecto.
Hay muchos servicios de copias de seguridad hoy en día, de gratuitos con espacio y funcionalidades limitadas, de pago más o menos caros… yo utilizo los servicios de BackupDrive, y de verdad que lo recomiendo…. más que nada porque hace dos años que lo instalé y ni me acuerdo que lo uso, sólo cuando una vez más mi PC hace de las suyas.
Así que ya sabes, si tienes un pequeño negocio y también cometes alguno de estos fallos, prueba a corregirlo y verás que son pequeños detalles que nos pueden hacer grandes, que pueden mejorar nuestra productividad y eficiencia, nuestra imagen.
¿Cansado de los temas técnicos de tu web?Contrata ahora el servicio de mantenimiento y preocúpate de hacer crecer tu negocio.
