¿Por qué herramientas y utilidades vale la pena pagar? (actualizado)

Como profesionales o empresarios, a medida que nuestro negocio crece y las cosas nos van bien, hemos de saber valorar el coste de oportunidad que supone intentar «ahorrar» no utilizando herramientas, recursos o aplicaciones de pago y en su lugar apañarnos con procesos semi-manuales y utilidades gratuitas que no son suficientes. (en el artículo Reinvertir hablo más sobre este tema)

Llega un momento que no tiene sentido perder tiempo creando nuestras facturas manualmente en excel o word, trabajar con versiones desactualizadas o pirateadas de aplicaciones que nos dan errores o hacer copias manualmente de nuestros archivos en DVDs.

Cada tipo de negocio tiene y profesión tiene sus necesidades concretas, pero hoy quiero compartirte en que herramientas me vale a mi la pena pagar para ahorrar tiempo, ser más eficiente y trabajar mejor.

(* Ninguno de los enlaces que hay en este artículos son de afiliación ni me reportan ningún beneficio de ningún tipo)

Adobe Photoshop e Illustrator

El cambio del tipo de pago de las aplicaciones de Adobe al modelo de suscripción, nos ha permitido a muchos freelances tener acceso a las aplicaciones de Adobe originales y actualizadas.

En mi caso, Photoshop es uno de los programas que utilizo día tras día y tengo contratado el plan de fotografía por 9,99€/mes.

Illustrator y Animate, por el contrario, los utilizo puntualmente, y además la suscripción es más cara, por lo que suelo pagar la licencia en momentos puntuales cuando los necesito para determinados proyectos, los pago por meses sueltos y no por suscripción anual.

Google Drive

En cuanto a copias de seguridad, por  muy concienciada que esté de su importancia, siempre he sido un poco desastre, por lo que para mi poder tener todos mis archivos en google drive, sabiendo que se actualizan continuamente y que puedo tener acceso a ellos desde cualquier lugar es una comodidad que no tiene precio.

Puedes tener 100Gb por 1,99$/mes, o 1 TB por 9,99

En mi caso escogí Google Drive porque trabajo con Gmail y las aplicaciones de Google Docs y Hojas de cálculo, y de esta forma lo tengo todo integrado. Si no es tu caso, puedes escoger Dropbox u otras aplicaciones en la nube también muy válidas.

Textexpander

Puede parecer la más tonta de todas, pero me es tan útil y me ahorra tanto tiempo al final del día, que no me importa en absoluto tener que pagar con ella. Hablaba de esta herramienta en el post 9 herramientas ideales para optimizar tu tiempo, se trata de una aplicación que sustituye palabras o el texto que tu le indiques por frases o párrafos completos (incluyendo formato, ,imágenes, enlaces y cualquier otra cosa).

Me sirve tanto para emails, urls o direcciones que utilizo a menudo como para trozos de código, plantillas predefinidas de emails y muchas otras cosas.

La versión gratuita de la herramienta ya viene con funcionalidades completas, pero la de pago ($3.33/mes para suscripción individual) te permite utilizarla en diferentes dispositivos compartiendo tus abreviaciones, lo que en mi caso que trabajo tanto en el despacho como en el portátil, es imprescindible.

Microsoft Office

La suite más conocida y utilizada de Microsoft también ha pasado a tener un plan de suscripción mensual/anual, de 7€/mes si es para un único equipo y 10€/mes para 5 dispositivos.

La ventaja es que siempre tendrás la última versión actualizada y que si durante una temporada por la razón que sea no la vas a necesitar puedes anular la suscripción.

Lo cierto es que es una de las aplicaciones que más me sabe mal tener que pagar, porque como comentaba, para mis documentos utilizo las aplicaciones de Google. Sin embargo muchos de mis clientes y colaboradores utilizan Office, y me envían sus documentos en ese formato y no siempre son 100% compatibles con las aplicaciones correspondientes de Drive, así que para ahorrar tiempo y evitar problemas de formato prefiero invertir en ello y ahorrar tiempo y dolores de cabeza.

Actualización: al final me he cansado de pagar algo que no aprovecho ni lo más mínimo y he cancelado la suscripción. Hace bastante tiempo que no tengo problemas de formato con los archivos que me envían al abrirlos en las aplicaciones de Google, así que por ahora no voy a seguir pagando.

Buffer

Cuando tienes un blog o negocio online es casi inevitable aprovechar las redes sociales para su difusión. Tanto para compartir contenido propio como de otras páginas y blogs que puedan interesar a tu público, las redes sociales sirven a la vez de altavoz y de anzuelo para atraer visitas a tu web.

Pero pocos son los que tienen cada día tiempo para preparar el contenido en cada una de las plataformas y además repetirlo con la frecuencia necesaria para que llegue al máximo de público posible, por eso, aplicaciones como Buffer nos hacen la vida más fácil y la difusión más eficaz.

Buffer permite programar publicaciones en las principales redes sociales, ya sean enlaces propios como de otras páginas, personalizando para cada una de las redes el texto, imagen, etiquetas, etc…

Además de ver de forma visual todas las publicaciones programadas de la semana, te da acceso también a estadísticas sobre el éxito de cada una: clics, veces que se ha compartido, me gustas, etc…

En función del número de plataformas y publicaciones, es posible que la versión gratuita te sea suficiente. En mi caso, como además de esta web y blog gestiono también el de esthersola.com, necesito la versión de pago (10$/mes)

Nota: Aunque buffer me va tremendamente bien, estoy pensando mantener sólo la versión gratuita y sustituirla por Nelio Content, un plugin de WordPress para poder organizar, programar y compartir los posts del blog en redes sociales de una forma super cómoda. He estado probando la versión gratuita en Desarrollo para web y la verdad es que funciona muy bien, me permite planificar la publicación del contenido y dejar programada su difusión en redes, ahorrando mucho tiempo en estas tareas más tediosas.

Actualización: finalmente he cambiado Buffer (sigo utilizando la versión gratuita puntualmente para compartir enlaces y webs de interés, pero no para mi contenido) por Nelio Content y estoy encantada. No sólo me ayuda a publicar el contenido en redes sociales, sino también a organizarme el calendario editorial.

Factura Directa

Como comentaba en la introducción, llega un momento que preparar las facturas en excel o word toma una de tiempo excesivo e innecesario. Además, poder sacar informes por clientes, tipo de producto o servicio y por periodo de tiempo determinado se convierte en imprescindible en el momento en que necesitas analizar tu negocio y su rendimiento para preparar estrategias y cambios.

Hasta hace unos meses, utilizaba una aplicación propia que desarrollé hace años para un cliente y que me permitía hacer fácilmente mis facturas online desde cualquier sitio, sin embargo se me quedó corta a la hora de preparar informes y análisis, así como para preparar facturas recurrentes y otros temas más avanzados, así que estuve buscando y probando y finalmente me quedé con FacturaDirecta

Tiene todas las funcionalidades que necesito, pero no mucho más, es decir, no me complica la vida como otras que he probado y que me daban más trabajo del que me ahorraban. Funciona por suscripción, y para un usuario el precio es de 9,99€/mes. Puedes probarlo gratis durante un mes para ver si se adapta a lo que necesitas.

MailPoet

Ésta es quizás una herramienta más específica y si tu negocio no utiliza blog como herramienta de marketing ni realiza newsletters no te va a servir.

MailPoet es una aplicación para envío de newsletters, como puede ser MailChimp o MailRelay, pero que va integrada en WordPress, lo que es muy cómodo para preparar newsletters automáticos con contenido del blog o automatización de emails para crear embudos de conversión (si no sabes de que hablo ni te preocupes, son temas más específicos de marketing online). Es posible que la versión gratuita te sea suficiente, si no, la versión de pago cuesta a partir de 99€/año

Si no utilizas MailPoet, cualquier otra aplicación de email marketing puede servirte, por ejemplo MailChimp y MailRelay

Actualización: También con el email marketing he cambiado y finalmente me he pasado a MailChimp. Estoy preparando un artículo de porqué y cómo lo he hecho, en cuanto esté listo lo enlazaré aquí.