¿Utilizas algún programa/aplicación para gestionar tus tareas?
¿Vas realizando quizás las tareas pequeñas o concretas y te van quedando pendientes los proyectos más complejos?
¿No encuentras el momento de ponerte con aquellos trabajos que te llevarán varias horas que no tienes?
Quizás te sea familiar… «no, ésto lo haré el martes, me reservaré toda la mañana para hacerlo y lo acabaré por fin»
Pero llega el martes, y un par de emails y llamadas de temas urgentes, pero no te llevarán mucho tiempo, así que prefieres «sacártelo de encima» antes de ponerte con tu gran proyecto para el que necesitas toda la mañana.
Y cuando te das cuenta ha pasado ya una hora… bueno, pausa para tomar café y centrarme en el proyecto y me pongo a ello…
Mientras tomas el café revisas el correo en el email y aprovechas para contestar alguno,
y te entra otra llamada…
y recuerdas la transferencia urgente que debías hacer, así que te conectas a la banca online….
y te llegan un par de respuestas a los emails que has enviado….
y te das cuenta que queda poco más de media hora para ir a comer… no te sale a cuenta centrarte en el gran proyecto por ese rato… mejor cierras otros temas pequeños y así te los quitas también de encima y podrás dedicar la tarde exclusivamente a ello….
…. y como después de comer no es tu mejor momento productivo, decides dejar el gran proyecto para el miércoles.
¿Te suena?
Éste era mi gran problema de productividad hasta hace poco.
La mayoría de mis tareas diarias no me llevan mucho tiempo: modificaciones de diseño o programación de las páginas de mis clientes, atender incidencias, preparar presupuestos o facturas, revisar datos en analytics, google webmaster tools de los clientes con plan de mantenimiento, etc… el único problema que comportan es asignarles prioridades según importancia/urgencia e ir efectuando y tachando de la lista.
El problema viene cuando la tarea es «Desarrollar web XXX», es la típica que se va quedando al final de la lista y voy posponiendo y posponiendo hasta que la fecha de entrega se acerca tanto que no tengo más remedio que ponerme, trastocando la planificación de esa semana.
Me sabía la teoría… desglosar en tareas más pequeñas, pero hasta ahora se limitaba en separar diseño/maquetación/programación/puesta en marcha…. y seguían siendo tareas demasiado grandes para encontrarles los huecos necesarios en mi agenda.
Ahora, por fín, he encontrado la forma de no tener esos proyectos eternamente pospuestos… simplemente desglosándolos en tareas que comporten 1 hora como máximo.
Cuando me entra un proyecto más o menos grande o complejo, lo primero que hago es coger una libreta (luego lo paso a google drive para el seguimiento, pero el primer borrador siempre lo hago a boli) y desglosarlo. En un primer momento en grandes subtareas, y poco a poco voy concretando y dividiendo hasta que consigo que todas sean tareas concretas de máximo una hora.
«Desglosa tus proyectos en tareas que comporten como máximo 1 hora de trabajo»
Una vez lo tengo todo desglosado, añado y programo cada una de las tareas en Todoist, una o 2 como máximo cada día, dejando algún día vacío entre los grupos que implicarán revisiones y feedback del cliente.
Lo se, no tiene mucho secreto ni es un gran descubrimiento… en teoría, porque ése era el problema, que la teoría me la sabía pero no acababa de aplicarla correctamente en mi organización diaria.
Así que si a ti te ocurre igual, pruébalo, de verdad, porque vale la pena y tu productividad y organización interna te lo agradecerá.
Te dejo otros artículos sobre productividad y cómo organizarse que te pueden ser útiles:
- Trio ganador: time blocking + lista tareas + gmail
- 9 herramientas ideales para optimizar tu tiempo
- ¿Por qué herramientas y utilidades vale la pena pagar?
¿Cansado de los temas técnicos de tu web?Contrata ahora el servicio de mantenimiento y preocúpate de hacer crecer tu negocio.
