Cómo configurar una intranet en WordPress

El año pasado coincidí con 3 proyectos en los que requerían funciones de intranet en WordPress. Cada uno tenía sus peculiaridades y requerimientos específicos, pero se pudieron resolver de forma parecida.

Y es que aunque es algo bastante común, lo cierto es que no hay mucha información al respecto, por lo que si tenéis un proyecto de este tipo, espero que mi experiencia os pueda servir.

¿Qué entendemos por intranet?

Hay una pequeña confusión al respecto, y es que no hay que confundir intranet con contenido de acceso restringido.

Cuando necesitamos ofrecer contenido o recursos de forma exclusiva a un tipo de usuario (ya sea clientes, suscriptores, o cualquier tipo de perfil), pero el contenido es común para todos ellos, tenemos mil y una opciones para hacerlo mediante plugins de membresía (restrict content pro, paid memberships pro o memberpress, por ejemplo).

El problema, y la necesidad que surge para una intranet, es cuando cada uno de esos usuarios debe tener acceso exclusivamente a su información (descargas, facturas, proyectos, mensajes, etc…) y es en ese caso cuando los plugins de restricción de contenido no nos sirven y debemos buscar uno específico para intranets.

El uso original, y de ahí el nombre, eran las aplicaciones o entornos a los que se podía acceder sólo desde dentro de una organización o empresa y que servían para comunicarse y compartir recursos entre los empleados.

Ese uso se ha extendido más allá de la empresa para poder compartir información con otros colaboradores, clientes, proveedores, etc…

Aunque existen miles de softwares para este tipo de colaboraciones y funcionalidades, lo cierto es que en muchos casos es complicado encontrar uno que se ajuste exactamente a lo que necesitas, ya sea porque ofrece mil y una funciones que no necesitamos y nos «queda grande» o porque requerimos de algo muy específico que es difícil de encontrar en un software estándar.

Es por ello que en muchas ocasiones se opta por preparar algo más sencillo pero a medida, único y totalmente adaptado a las necesidades de la empresa.

WP Customer Area

De los que he probado, WP Customer Area es el que mejor me ha resultado y el que he acabado utilizando en todos los proyectos. Es un plugin gratuito de base, pero con múltiples extensiones o add-ons de pago para añadir funcionalidades. Lo bueno es que al ser extensiones que se venden por separado (aunque también hay «packs» según el tipo de intranet que vayamos a preparar), sólo deberemos pagar por las que necesitemos en cada caso.

Cierto es que visualmente no es ninguna maravilla, pero por suerte es algo que con un poco de CSS podemos solucionar y por el contrario compensa con todas las opciones que trae.

Configurar WP Customer Area

El problema de este tipo de desarrollos es que cada uno es muy específico y tiene sus requerimientos y necesidades concretas, por lo que configurar un plugin de este tipo requiere de pruebas y testeos (y un poco de imaginación) para poder conseguir lo que se necesita.

Además, en el caso de WP Customer Area, lo cierto es que su configuración no es demasiado intuitiva. Tiene un muchas opciones que deberemos ir probando para ver su resultado.

¿Qué nos permite?

• Establecer permisos por usuario en particular o grupo: por ejemplo, podemos tener un grupo clientes y otro colaboradores o proveedores, y compartir documentación común dentro de cada uno de los grupos, o subir presupuestos o facturas de cada cliente en particular y que sólo ellos puedan verlas.
• Subir archivos y crear páginas, ambos agrupados por categorías.
• Añadir un módulo de tareas, para crear checklists o listas para cada usuario y poder hacer un seguimiento común
• Módulo de proyectos: puedes crear fichas de proyectos, asignarle miembros, fecha de inicio y vencimiento, estado de progreso, etc..
• Notificaciones: tanto al administrador, para tener información de quien accede o se descarga un documento,  como a los usuarios para avisarles cuando hay un nuevo  contenido en la intranet
• Mensajería interna
• Publicación desde front-office, es decir, que los usuarios también puedan crear páginas o subir archivos.
• Facturación y pago: existe un add-on que permite crear facturas y otros para integrar con Paypal o Stripe para realizar el pago.

¿Es mejor instalarlo en la web corporativa o en una independiente?

Una de las primeras y más comunes dudas que surgen es si debemos utilizar este plugin en la web corporativa que ya pueda tener la empresa o si hacer una totalmente independiente en un subdominio, por ejemplo. (clientes.dominioprincipal.com)

Aunque la mayoría de veces cuando hablamos de unificar o separar proyectos suelo aconsejar tenerlo todo junto por simplicidad, mantenimiento, SEO, etc… en este caso si que recomiendo tener la intranet en una web completamente independiente de la principal y bloquear el acceso a Google y robots para más seguridad.

También, aunque ya se recomienda para todo tipo de web, es imprescindible utilizar un certificado SSL en este tipo de áreas privadas.

Casos prácticos: para que lo he utilizado

• Area de clientes: una zona de gestión de la información administrativa para los clientes donde podían descargarse sus presupuestos, facturas, informes, etc… Sólo utilizaba las páginas y archivos (no instalamos ningún add-on de proyectos o tareas para no complicarlo).Uno de los puntos más interesantes de este proyecto, es que la agencia que lo utilizaba trabajaba con packs de horas con los clientes, que registraban en hojas de cálculo de Google.Lo que hicimos fue utilizar el plugin Inline Google Spreadsheet Viewer dentro de las páginas para mostrar a cada cliente la hoja de las horas dedicadas a su proyecto. De esta forma la agencia podía seguir registrando las horas igual y el cliente podía ver el registro desde la intranet.

• Intranet de colaboradores: en este caso se buscaba una plataforma donde volcar y compartir la información relativa a los proyectos entre varios colaboradores que trabajan juntos de forma continuada con una agencia. Aunque existen muchísimos softwares de gestión de proyectos, el cliente quería algo muy sencillo, muy personalizado y totalmente adaptado a su imagen corporativa. Aquí si que utilizamos los add-ons para proyectos y tareas y el front-office publishing, para que pudieran editar también los colaboradores desde la web.

• Foro privado alumnos: aunque existe BBPress como plugin por excelencia para foros y se puede combinar con otros plugins para restringir el acceso, en ese caso era una pequeña academia que quería combinar la gestión individual del perfil del alumno (temas administrativos), con documentos comunes para grupos (notificaciones, recursos, etc..) y un foro de participación para animar a los alumnos a proponer temas, exponer dudas, etc…

Los 3 fueron proyectos muy chulos, el primero más largo en su desarrollo ya que no teníamos la experiencia previa de trabajar con WP Customer Area, y con los otros dos ya se pudo ir rápido en la base y detenerse en detalles y sobretodo ajustes de diseño para adaptarlo en cada caso a la imagen corporativa de la empresa.

Si eres suscriptor, en la página de recursos tienes disponible un pack de add-ons para que puedas ver lo que permiten y hacer pruebas.

¿Has trabajado en algún proyecto similar con WordPress? ¿Qué requerimientos tenías y qué plugins utilizaste para hacerlo?