El año pasado coincidí con 3 proyectos en los que requerían funciones de intranet en WordPress. Cada uno tenía sus peculiaridades y requerimientos específicos, pero se pudieron resolver de forma parecida.
Y es que aunque es algo bastante común, lo cierto es que no hay mucha información al respecto, por lo que si tenéis un proyecto de este tipo, espero que mi experiencia os pueda servir.
¿Qué entendemos por intranet?
Hay una pequeña confusión al respecto, y es que no hay que confundir intranet con contenido de acceso restringido.
Cuando necesitamos ofrecer contenido o recursos de forma exclusiva a un tipo de usuario (ya sea clientes, suscriptores, o cualquier tipo de perfil), pero el contenido es común para todos ellos, tenemos mil y una opciones para hacerlo mediante plugins de membresía (restrict content pro, paid memberships pro o memberpress, por ejemplo).
El problema, y la necesidad que surge para una intranet, es cuando cada uno de esos usuarios debe tener acceso exclusivamente a su información (descargas, facturas, proyectos, mensajes, etc…) y es en ese caso cuando los plugins de restricción de contenido no nos sirven y debemos buscar uno específico para intranets.
El uso original, y de ahí el nombre, eran las aplicaciones o entornos a los que se podía acceder sólo desde dentro de una organización o empresa y que servían para comunicarse y compartir recursos entre los empleados.
Ese uso se ha extendido más allá de la empresa para poder compartir información con otros colaboradores, clientes, proveedores, etc…
Aunque existen miles de softwares para este tipo de colaboraciones y funcionalidades, lo cierto es que en muchos casos es complicado encontrar uno que se ajuste exactamente a lo que necesitas, ya sea porque ofrece mil y una funciones que no necesitamos y nos «queda grande» o porque requerimos de algo muy específico que es difícil de encontrar en un software estándar.
Es por ello que en muchas ocasiones se opta por preparar algo más sencillo pero a medida, único y totalmente adaptado a las necesidades de la empresa.
WP Customer Area
De los que he probado, WP Customer Area es el que mejor me ha resultado y el que he acabado utilizando en todos los proyectos. Es un plugin gratuito de base, pero con múltiples extensiones o add-ons de pago para añadir funcionalidades. Lo bueno es que al ser extensiones que se venden por separado (aunque también hay «packs» según el tipo de intranet que vayamos a preparar), sólo deberemos pagar por las que necesitemos en cada caso.
Cierto es que visualmente no es ninguna maravilla, pero por suerte es algo que con un poco de CSS podemos solucionar y por el contrario compensa con todas las opciones que trae.
Configurar WP Customer Area
El problema de este tipo de desarrollos es que cada uno es muy específico y tiene sus requerimientos y necesidades concretas, por lo que configurar un plugin de este tipo requiere de pruebas y testeos (y un poco de imaginación) para poder conseguir lo que se necesita.
Además, en el caso de WP Customer Area, lo cierto es que su configuración no es demasiado intuitiva. Tiene un muchas opciones que deberemos ir probando para ver su resultado.
¿Qué nos permite?
- Establecer permisos por usuario en particular o grupo: por ejemplo, podemos tener un grupo clientes y otro colaboradores o proveedores, y compartir documentación común dentro de cada uno de los grupos, o subir presupuestos o facturas de cada cliente en particular y que sólo ellos puedan verlas.
- Subir archivos y crear páginas, ambos agrupados por categorías.
- Añadir un módulo de tareas, para crear checklists o listas para cada usuario y poder hacer un seguimiento común
- Módulo de proyectos: puedes crear fichas de proyectos, asignarle miembros, fecha de inicio y vencimiento, estado de progreso, etc..
- Notificaciones: tanto al administrador, para tener información de quien accede o se descarga un documento, como a los usuarios para avisarles cuando hay un nuevo contenido en la intranet
- Mensajería interna
- Publicación desde front-office, es decir, que los usuarios también puedan crear páginas o subir archivos.
- Facturación y pago: existe un add-on que permite crear facturas y otros para integrar con Paypal o Stripe para realizar el pago.
¿Es mejor instalarlo en la web corporativa o en una independiente?
Una de las primeras y más comunes dudas que surgen es si debemos utilizar este plugin en la web corporativa que ya pueda tener la empresa o si hacer una totalmente independiente en un subdominio, por ejemplo. (clientes.dominioprincipal.com)
Aunque la mayoría de veces cuando hablamos de unificar o separar proyectos suelo aconsejar tenerlo todo junto por simplicidad, mantenimiento, SEO, etc… en este caso si que recomiendo tener la intranet en una web completamente independiente de la principal y bloquear el acceso a Google y robots para más seguridad.
También, aunque ya se recomienda para todo tipo de web, es imprescindible utilizar un certificado SSL en este tipo de áreas privadas.
Casos prácticos: para que lo he utilizado
- Area de clientes: una zona de gestión de la información administrativa para los clientes donde podían descargarse sus presupuestos, facturas, informes, etc… Sólo utilizaba las páginas y archivos (no instalamos ningún add-on de proyectos o tareas para no complicarlo).Uno de los puntos más interesantes de este proyecto, es que la agencia que lo utilizaba trabajaba con packs de horas con los clientes, que registraban en hojas de cálculo de Google.Lo que hicimos fue utilizar el plugin Inline Google Spreadsheet Viewer dentro de las páginas para mostrar a cada cliente la hoja de las horas dedicadas a su proyecto. De esta forma la agencia podía seguir registrando las horas igual y el cliente podía ver el registro desde la intranet.
- Intranet de colaboradores: en este caso se buscaba una plataforma donde volcar y compartir la información relativa a los proyectos entre varios colaboradores que trabajan juntos de forma continuada con una agencia. Aunque existen muchísimos softwares de gestión de proyectos, el cliente quería algo muy sencillo, muy personalizado y totalmente adaptado a su imagen corporativa. Aquí si que utilizamos los add-ons para proyectos y tareas y el front-office publishing, para que pudieran editar también los colaboradores desde la web.
- Foro privado alumnos: aunque existe BBPress como plugin por excelencia para foros y se puede combinar con otros plugins para restringir el acceso, en ese caso era una pequeña academia que quería combinar la gestión individual del perfil del alumno (temas administrativos), con documentos comunes para grupos (notificaciones, recursos, etc..) y un foro de participación para animar a los alumnos a proponer temas, exponer dudas, etc…
Los 3 fueron proyectos muy chulos, el primero más largo en su desarrollo ya que no teníamos la experiencia previa de trabajar con WP Customer Area, y con los otros dos ya se pudo ir rápido en la base y detenerse en detalles y sobretodo ajustes de diseño para adaptarlo en cada caso a la imagen corporativa de la empresa.
Si eres suscriptor, en la página de recursos tienes disponible un pack de add-ons para que puedas ver lo que permiten y hacer pruebas.
¿Has trabajado en algún proyecto similar con WordPress? ¿Qué requerimientos tenías y qué plugins utilizaste para hacerlo?
¿Eres implementador o desarrollador WordPress?
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Comentarios
14 respuestas a «Cómo configurar una intranet en WordPress»
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¡Genial, gracias! Este post me ha resultado súper útil, es justo el tipo de info que andaba buscando. Además, me ha quedado muy clarito porque es una explicación práctica y precisa, ¡así da gusto!
Me guardo vuestro blog para futuras dudas, que no me cabe duda de que las tendré, jeje. Un saludo y muchas gracias otra vez.
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Muchas gracias!! Me alegra muchísimo que te haya sido útil.
Si quieres, puedes suscribirte a la newsletter y así una vez al mes te llegará el resumen de los artículos publicados y acceso a guías y recursos.
Saludos!!
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Hola, Esther!
Según leo en tu post, Wp Costumer Area tiene una extensión que permite a los usuarios poder subir sus propios archivos a su área de cliente, ¿no es así?
He entrado en la página del plugin pero no me queda nada claro qué tipo de extensión sería, a ver si me puedes ayudar.
Gracias!
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Hola Rodrigo!
Yo diría que la extensión que lo permite es la de Front-Officce publishing, pero no se si necesitas también la de «Enhanced Files».
Tienen un foro pre-sales, seguramente allí te lo aclararán mejor.
Saludos!
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Excelente post. Muy interesante todo lo que se puede lograr con WordPress. Justo estoy desarrollando dos intranet completamente diferentes una de la otra y creo que este plugin me viene perfecto para lo que necesito.
Gracias por la información y excelente trabajo.
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Genial! Muchas gracias Jonathan!
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Hola Esther! H estado revisando este plugin para un proyecto de un coach y sus recomendaciones para sus clientes y justo me he encontrado con tu post.
Con lo que veo que hace el plugin creo que le sirve al cliente (coach) pero me surge una duda:
¿Es posible que el coach pueda crear un membership en su sitio para que sus clientes paguen 1mes, 6 meses o 12 meses y sigan teninendo acceso a sus contenidos personalizados?
Gracias por todos tus aportes
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Hola Eduardo!
En ese caso, más que una intranet, creo que sería adecuado un plugin de restricción de contenidos, tipo Restrict Content Pro, por ejemplo, que es el que uso en la Zona DPW, así puedes crear diferentes tipos de planes para acceder al contenido.
Saludos!
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Hola Esther, Gracias por tu pronta respuesta. Con Restrict Content Pro, podría crear diferentes planes como tu dices, pero eso serviría para ese grupo de usuarios que accedan a esa membresía (roles) , pero lo que busco es que haya restricción por usuario, donde cada miembro tendrá acceso a sus contenidos (paginas, archivos, conversaciones, etc) y no se comparte con los demás, que es lo que entiendo logro con Wp Costumer Area.
Ahora no se si habrá alguna forma de lograr eso con Restrict Content Pro y no logro saber como configurar para que Wp Costumer Area se pueda usar con pagos recurrentes.
Espero me hay hecho entender.
Gracias!!
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Hola Eduardo! Sí… ahora te he entendido… WP Customer Area por lo que yo se no tiene opción para que el acceso sea de pago, con membresía, y RCP no permite contenido específico para cada usuario, solo por nivel de membresía, pero que no sería práctico.. de entrada se me ocurre una combinación de ambos plugins o con EDD y pagos recurrentes, por ejemplo… , pero se tendría que probar para ver si es viable o hay alguna incompatibilidad.
Un saludo!
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Vale Esther! No he probado EDD , voy a estudiarlo y también esa combinación de RCP con WP Customer Area a ver si logran conjugar.
¡Agradezco tu valioso tiempo!
Un saludo
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Genial! Infórmame si lo consigues que me interesa mucho!
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Hola Esther, llegue a tu Blog, buscando información al respecto y me pareció la información mas clara que he visto hasta ahora. Te cuento en el proyecto que estoy realizando, necesito que los clientes se registren, luego de si registro ellos deberán ver los presupuestos y facturas que se vayan generando por servicios prestados por la empresa, también se necesita que los clientes puedan pagar sus facturas. En tu experiencia crees que este plugin es el adecuado para este proyecto? Gracias por tu ayuda
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Hola Edwin!
Sí, por lo que comentas del proyecto, este plugin te puede servir para prepararlo. Lo único que no he probado es el tema del pago de facturas, pero se que tiene add-ons para conectar con Stripe y Paypal y poder hacerlo, por lo que no debería ser un problema.
Saludos!