Preparar presupuesto creo que es, de lejos, lo que menos me gusta de mi trabajo.
Cuando ofrecemos servicios, ponerles precio es tremendamente difícil y el problema es que de ello depende directamente nuestra facturación y el beneficio de nuestro negocio.
No hay, o por lo menos yo no he encontrado, ninguna fórmula mágica, pero sí unas pautas a seguir a la hora de preparar el presupuesto que me ayudan a tenerlo todo en cuenta y no olvidarme ningún detalle.
1- Información previa
No te impliques ni comprometas con un presupuesto si no tienes la información necesaria para ello.
¿Cuantas veces me han pedido precio «para una web»?, sin saber que tipo de web quieren, cuantas secciones, que funcionalidad….¡es como pedir precio de un coche si concretar marca o modelo! ¿Qué me puede costar reformar la cocina? ¿Traducir las fichas técnicas de mis productos? ¿Una sesión de fotos? ¿Organizar mi boda?… ¡DEPENDE!!
Pero soy realista, se que muchas veces lo que el cliente quiere es un precio «aproximado», saber «que le puede costar» y lo que busca precisamente es que le aconsejes, que le digas tú, como profesional, que es lo más le conviene, que secciones, que diseño y funcionalidad.
Así que no voy a decirte que te niegues a hacer un presupuesto sin tener antes un briefing detallado al milímetro de lo que quieren, pero si te aconsejo, encarecidamente, que antes de preparar cualquier propuesta o presupuesto tengas por lo menos una pequeña conversación, ni que sea por teléfono, que te explique un poco quien es y lo que quiere, cual es su negocio y que necesita de ti o en que puedes ayudarle. De esta forma podrás saber, con lo que te explique, cual es la mejor opción para el, que tipo de cliente es y que tipo de presupuesto debes presentarle.
2- Contenido del presupuesto
No voy a entrar en detalle, porque cada tipo de servicio tiene sus peculiaridades, pero cuando redactes tu presupuesto no olvides tener en cuenta los siguientes factores:
- Vigila tu lenguaje, el nivel técnico de las descripciones. Tu cliente no es, normalmente, ningún experto en el sector, no utilices vocabulario o expresiones técnicas, intenta ponerte a su nivel y explicar de la forma más sencilla posible lo que le estás proponiendo. Ponte en su lugar y ofrécele lo que está buscando (y más, todo lo que no buscaba pero que también le puede interesar), no detalles sólo cómo se va a realizar técnicamente, sino lo que conseguirá con ello.
- Especifica lo que incluye y lo que no, puede que tu des por hecho determinadas cosas, que algunos servicios complementarios o material no están incluidos, pero tu cliente no tiene porqué saberlo. Si lo especificas desde el principio te evitarás posibles malentendidos.
- Separa el coste o precio del servicio principal o básico de todo lo adicional o complementario que se pueda añadir. Si sólo pones un precio global, al cliente le puede parecer caro de entrada sin darse cuenta que algún detalle o funcionalidad que ha pedido, pero que realmente no necesita, es lo que hace incrementar el precio. Si especificas cuál es el precio base y detallas por separado el coste de todo aquello que es adicional, el cliente podrá ver que le cuesta realmente aquel servicio y si le vale la pena el coste adicional de todo lo demás, que igual ahora mismo no necesita y puede implementar más adelante.
3 – Cláusulas adicionales
- Fecha de entrega, o plazo de ejecución: sobretodo detalla a partir de cuando se cuenta ese plazo, si es a la aprobación del presupuesto, a la entrega de TODOS los materiales, etc… También aconsejo añadir una cláusula indicando que el plazo es aproximado y se concretará en el momento de la aceptación del presupuesto, ya que es posible que en ese momento no tengas la disponibilidad necesaria para realizarlo en ese tiempo.
- Materiales necesarios para empezar: todo aquello que deberá preparar y entregar el cliente para poder realizar el trabajo o servicio.
- Forma de pago: si es necesario un porcentaje a la aprobación del presupuesto y cómo se facturará el resto.
- Validez del presupuesto: es habitual que a lo largo del tiempo, a medida que nuestra experiencia y know-how aumenten, también lo haga el precio de nuestros servicios, y también es común que aparezca alguien con un presupuesto de hace dos años y te diga que ya se ha decidido y quiere hacerlo.
4- Servicios u opciones adicionales
Aunque no te lo hayan pedido expresamente, es adecuado añadir al final de la propuesta otros servicios adicionales, relacionados con el tipo de proyecto solicitado, que pueden interesar al cliente. ¿Te han pedido un logo? Indica que también puedes realizar la aplicación a papelería, o el diseño para web. ¿Te piden una reforma? Ofrece un servicio de interiorismo o decoración….. Muchas veces son temas que el cliente ni siquiera se había planteado y le das ideas, otras veces si que lo ha tenido en cuenta pero daba por hecho que tu no ofrecías ese tipo de servicio. En cualquier caso, no cuesta nada añadirlo e informar al cliente.
5- ¿Qué hacer una vez entregado el presupuesto?
No te limites a enviar el presupuesto y ya está. Si no te dice nada al respecto, espera unos días y llama al posible cliente para ver si lo ha recibido y que le parece, si tiene alguna duda o hay algo en tu propuesta que no acaba de ver claro.
No se trata de intentar convencerlo, pero si le aclaras algún concepto que no le haya quedado claro y ve tu interés, es posible que le ayudes a tomar una decisión. Si ha pedido presupuesto a varias empresas, siempre será un punto a tu favor esa muestra de interés por tu parte.
Si en unas semanas sigue sin responder, puedes enviar un email para preguntar cómo esta el tema y si tiene alguna duda más. Si no te contesta o te dice que de momento no le interesa, al menos ya sabrás que no cuentas con ese proyecto. Siempre es mejor que tenerlo en el aire sin saber nada al respecto.
Nada te va a librar de la engorrosa tarea de tener que preparar presupuestos, pero al menos intentemos que éstos nos faciliten la vida y no nos traigan más complicaciones de las necesarias.
Si tu tipo de servicio está bastante estandarizado, intenta tener presupuestos modelos preparados que te puedan ayudar a agilizar el trabajo, en los que sólo tengas que adaptar algunos datos y descripciones, pero aprovechando todo lo demás.
En mi caso, acostumbro a buscar el presupuesto anterior que más se aproxime a lo que me están pidiendo, para que me sirva de guía, pero también consulto los últimos porque a medida que pasa el tiempo voy incorporando detalles nuevos y de esta forma no me olvido de añadirlos.
Espero que estas pautas puedan ayudarte en tu día a día. ¿Tienes tú algún truco especial para preparar tus presupuestos?
