Cuando trabajamos como autónomos o en pequeñas agencias, uno de los puntos más importantes y que a la vez más dolores de cabeza nos da es el preparar y presentar presupuestos.
Pero el problema no sólo reside en cómo hacer ese presupuesto, que incluír y que no, y especialmente, el precio, sino también el paso previo que es la decisión de hacer o no el presupuesto y en que detalle, porque podemos llegar a perder mucho tiempo y esfuerzo preparando propuestas que no lleven a nada o sin estar seguros de si nos va a interesar realmente ese proyecto.
¿Damos un precio aproximado o rango de precios? ¿Redactamos una propuesta detallada? ¿Solicitamos más información o incluso una reunión previa? ¿Investigamos cómo hacer lo que nos solicitan a fondo antes de repsonder?
Aunque obviamente la respuesta a todo ello puede ser un gran depende, hay algunas variables y condiciones que te pueden ayudar a decidir qué hacer en cada caso, especialmente si estás empezando.
En mi caso, el tiempo que le dedico a una propuesta o presupuesto para desarrollo web depende de:
- Cómo me ha entrado la solicitud
- El detalle y formato de lo que me han pedido
- El interés y disponibilidad que tengo en ese momento.
Factores a tener en cuenta
1- Origen de la solicitud
No se cuánto hace que te dedicas a esto, pero yo he llegado a recibir Whatsapp de la prima de un vecino, a la que no conozco, dicíendome «Hola, soy la prima de Federico, ¿qué me puede costar una web para mi restaurante?».
Obviamente, es un caso extremo, aunque no tanto… pero las peticiones para presupuesto me suelen llegar:
- Offline, de un conocido, familiar, contacto ocasional… en general alguien del circulo social que se entera que te dedicas al desarrollo web y te contacta, ya sea por teléfono, en persona o vía intermediario, porque necesita una web para su negocio o proyecto.
- Contacto profesional: alguien con quien has trabajado o conocido en el entorno profesional, otro desarrollador, diseñador, agencia, etc… que se dedica a ésto y busca alguien en concreto para un proyecto.
- Online: formularios de contacto, blog, redes sociales, anuncios… si realizas acciones de marketing online, ya sea de contenidos, publicidad, etc… seguramente te lleguen de vez en cuando solicitudes para nuevos proyectos..
Aunque de entrada parece que los contactos profesionales son los que nos pueden traer mejores propuestas, no siempre es así, y deberemos tener en cuenta otros factores.
2- Formato de la solicitud
Desde un abstracto «necesito una web», hasta un briefing detallado del tipo de plugins e integraciones que va a necesitar… el formato en que te puede llegar una petición es muy variado y también influirá en nuestra decisión de cómo atender esa propuesta.
Suele estar muy relacionado con el punto anterior, normalmente los contactos profesionales realizan peticiones mucho más detalladas de lo que necesitan, y las peticiones offline o que llegan a través de email o redes sociales son mucho más indefinidas, pero eso, aunque nos puede ayudar a tomar la decisión antes y evitarnos pasos intermedios, no siempre afectará a la decisión.
Es aconsejable tener preparado un esquema, cuestionario o guión de qué información necesitamos para presupuestar una web, según el tipo que sea, de esta forma podremos solicitarla de forma ágil para seguir al paso siguiente dedicándole el mínimo tiempo posible.
3- Interés y disponiblidad.
Aunque los puntos anteriores influyen mucho en la decisión de si aceptar o no una propuesta y cómo hacerlo, nuestro interés en el proyecto y nuestra disponibilidad son la parte más importante.
¿Porqué puede interesarnos especialmente un proyecto?
- Por el sector, si estamos especializados o queremos hacerlo en un ámbito en concreto, recibir una solicitud para una web de ese nicho nos interesará de entrada mucho más que otro que no nos llama nada la atención o que incluso nos disgusta.
Si nos proponen una web para algo que no nos entusiasma demasiado o directamente estamos en contra, seguramente aunque nosotros tengamos disponibilidad y el cliente presupuesto, no lo aceptaremos. - Por el cliente, porque por la razón que sea nos interesa trabajar con él aunque el proyecto en sí o el presupuesto no sea una maravilla, quizás porque sea una agencia que nos puede traer más proyectos, o sea una persona con la que nos apetezca trabajar en ese momento.
- Por precio, obviamente, hay proyectos que técnicamente quizás no sean ningún reto o no nos aporten profesionalmente nada especial, pero están bien pagados.
- Por necesidad, simplemente, porque necesitamos facturar y no podemos permitirnos en ese momento filtrar demasiado.
¿Y la disponibilidad?
Bueno, soy de la opinión que la disponibilidad si interesa se encuentra, si un proyecto realmente te llama la atención y te apetece hacerlo, ya encontrarás la manera de encontrarle un hueco, aunque sea colaborando con alguien o subcontratando otras cosas.
La disponibilidad más bien sirve como excusa para todos aquellos proyectos que, o no te interesan especialmente o directamente no los quieres hacer.
Ojo, no digo que no haya que tenerlo en cuenta, suele pasar que hay temporadas que por la razón que sea te entran muchas peticiones a la vez y no tienes más remedio que rechazar algunas, y en cambio otras, sobre todo al principio, que bienvenida sea cualquier propuesta para un proyecto, del tipo que sea. ¡Hay que facturar!
Tipos de respuesta a la solicitud de presupuestos
Una vez vistos los factores que influyen en la decisión de afrontar o no esa solicitud y cómo hacerlo, vamos a ver los tipos de respuesta que tenemos como opción:
1- Negativa
Llega un momento que suele ser lo más común, si haces bien las cosas te irán llegando más peticiones de las que puedas afrontar, y deberás dedicarle el mínimo tiempo posible cuando ya de entrada sepas que no vas a poder aceptar ese proyecto.
Se el motivo que sea el que te lleve a decidir que no, debes contestar siempre a la solicitud y hacerlo de la forma más correcta posible.
Lo más frecuente es aludir a la falta de disponibilidad, porque realmente suele ser uno de los principales motivos que se pueden decir directamente.
2 – Rango de precios
Uno de los factores de interés que comentábamos antes es el precio, también uno de los filtros más efectivos para dedicarle tiempo sólo a aquellas propuestas que realmente nos interesen.
En función de cómo nos haya llegado una solicitud, no vale la pena dedicarle tiempo a preparar una propuesta o presupuesto si no sabemos si el cliente va a poder pagar nuestro rango de precios, por eso una de las opciones es empezar por ahí, dando un a partir de… o entre x e y, que después ya concretaremos, pero que de entrada ya te evitará pasar un buen rato preparando un presupuesto para alguien que no tenía pensado ni pagar la mitad o que ha pedido precio a una docena de agencias a la vez.
3- Solicitar más información
Una opción muy interesante en esta primera fase es pedir al posible cliente más información sobre su proyecto para poder preparar el presupuesto adecuadamente.
De esta forma no sólo obtendrás esa información que realmente necesitas, sino que también podrás comprobar la implicación e interés de ese posible cliente en el proyecto.
Puede ser un cuestionario o formulario sobre el tipo de web y necesidades que tiene, o si te interesa mucho puedes agendar una llamada o videoconferencia para dar confianza y ganar puntos.
Pedir más información es una forma de filtrar y ganar tiempo antes de dedicarle tiempo a redactar y preparar la propuesta, además, conocerás un poco más de ese cliente (cómo se expresa, que busca, etc…) y te ayudará a decidir.
4- Enviar la propuesta o presupuesto
Por último, si ya tenemos la mínima información necesaria y sabemos que el cliente baraja el rango de precios que se adapta a los nuestros, podemos preparar la propuesta o presupuesto.
Esta propuesta no tiene porque estar detallada al máximo y específica desde un primer momento, podemos preparar un global apróximado, y en caso de aceptación ya si concretar necesidades y funcionalidades y preparar el presupuesto detallado.
¿Y en caso de duda?
Sí a pesar de todo lo anterior estás dudando si coger o no algún proyecto en concreto, o por temas personales no puedes decir directamente que no, siempre nos queda la opción de jugar con los precios.
Sí ponemos un precio muy alto al proyecto, que compense el resto de factores que nos hacen dudar, la posibilidad de que el cliente acepte se reducirá mucho, pero al menos si lo hace, a nosotros nos compensará con creces o incluso podremos subcontratar a alguien para que nos ayude y no tener que implicarnos directamente en algo que no tenemos ganas de hacer.
¿Te interesa?
En la Zona DPW encontrarás videos y plantillas sobre presupuestos y el Webinar con Nahuai Badiola de Código Genesis y David Perálvarez de SilicodeValley en el que compartíamos nuestras impresiones y experiencias hablando de este tema.
