9 herramientas ideales para optimizar tu tiempo

24 horas. No hay más. Seas quien seas, autónomo o gerente de una gran multinacional, single o con familia numerosa. El día dura lo mismo para todos, y para la mayoría de nosotros nunca es suficiente. No hay trucos mágicos ni soluciones infalibles. El tiempo es el que es y lo único que podemos hacer es…


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24 horas. No hay más.

Seas quien seas, autónomo o gerente de una gran multinacional, single o con familia numerosa.

El día dura lo mismo para todos, y para la mayoría de nosotros nunca es suficiente.

No hay trucos mágicos ni soluciones infalibles. El tiempo es el que es y lo único que podemos hacer es intentar organizarlo y aprovecharlo al máximo. ¿Nunca has tenido la sensación de que cuantas más cosas tienes por hacer más cosas haces?  Y es porqué cuando estás hasta arriba de tareas pendientes, no tienes más remedio que planificar tu tiempo, cuadrar horarios para que te de tiempo a todo, y sin quererlo optimizas y te vuelves eficiente.

Yo tengo 3 hijos pequeños y soy autónoma. Tengo aficiones, amigos con los que quedar, una casa que mantener, lo más buenamente posible, limpia y ordenada. Y no, no llego a todo, pero no me agobio por eso. Un dia se pueden quedar las camas por hacer y otro tendré que aplazar una reunión o dejar que la niña vaya al colegio sin dos botones en la bata. Como suele decirse, es lo que hay.

Así y todo,  no dejo de buscar formas, trucos, técnicas o herramientas que me ayuden a organizarme mejor, a optimizar mi tiempo. La mayor parte de mi trabajo son mis horas, cuando vendemos nuestro tiempo, nuestros servicios, apenas podemos reducir costes, pero podemos crear procesos y técnicas que nos ayuden a ahorrar tiempo y de esta forma facturar más en el mismo tiempo…. o tener más tiempo para nosotros. Todo es cuestión de establecer prioridades.

¿Cuáles son las técnicas que me han ayudado a organizarme mucho mejor?

  1. Agrupar tareas

    Ya sea en el trabajo como en lo personal, hay tareas que si las agrupamos y hacemos al mismo tiempo nos ayudará a ahorrar tiempo.
    Tareas administrativas, como facturar, preparar presupuestos, trabajos repetitivos que haces para diferentes clientes: agrúpalos, reserva unas horas un día a la semana para preparar todas las facturas o  presupuestos.
    Si, se que no siempre es posible, sobre todo con los presupuestos, que siempre te los piden urgentes para ayer… mira entonces de tener varios modelos preparados según para el tipo de servicio de que se trate. Los textos, los precios, ten todo lo que puedas preparado para que sólo tengas que acabar de detallarlo y personalizarlo, pero no empezar de cero cada vez.

  2. Bloquear franjas de tiempo

    Marca en tu calendario todo.
    Las horas para ir al gimnasio o la peluquería, horas para formación, para crear contenidos en tu blog o para desarrollo de negocio (estudiar los servicios/productos que ofreces e idear de nuevos, ver lo que funciona y lo que no…), horas para estar con tus hijos, si tienes cita en el médico o habéis dicho de ir al cine.
    Ponerlo todo en un calendario, a poder ser de forma visual, te ayudará a ver claramente como tienes organizada la semana.

  3. Establecer procesos

    Detalla los pasos a seguir para cada tipo de tarea que realizas, imagina que quieres enseñar a alguien cómo haces tu trabajo, aunque no vayas a contratar a nadie. Eso te ayudará a crear sistemas, procesos, y al mismo tiempo analizarlos. La próxima vez que tengas que hacer esa tarea sigue el proceso marcado y mira si es el más adecuado o puedes mejorarlo y optimizarlo.

¿Qué herramientas te van a ayudar a utilizar estas técnicas?

1. Timeneye:

Dificilmente podremos optimizar nuestro tiempo si no sabemos en que lo utilizamos. Somos tremendamente ineficaces y subjetivos a la hora de valorar nuestro tiempo y no nos damos cuenta hasta que empezamos a controlarlo y registrarlo.

Yo he intentado muchas veces llevar un registro de las tareas que realizo para clientes y el tiempo que me lleva cada una de ellas. Para mi es básico para saber si estoy ganando o perdiendo dinero, y para ajustar los presupuestos a la realidad. Aún así, nunca había conseguido ser constante en ello, hasta que encontré está aplicación. Timeneye es tremendamente sencilla y práctica. Es online, muy parecida a Toggl, y totalmente gratuita para un usuario. Puedes conectarte desde cualquier lugar y simplemente has de crear el cliente y proyecto  que desees y darle al botón de empezar o parar el contador. Tiene opciones para asignar un precio/hora, agrupar por tipo de tarea, etc… así como informes sobre tu rendimiento. Pero lo que a mi me convenció fue su sencillez.
No olvides crear una tarea referente a la gestión interna, mails, tareas administrativas, etc… para controlar el tiempo que le dedicamos a nuestro negocio sin invertirlo directamente en trabajo para clientes.
Pruébala, esta u otra de este estilo, te sorprenderá ver en que ocupas tu tiempo y lo engañados que estamos a veces.


https://www.timeneye.com/

ACTUALIZACIÓN:

Aunque Timeneye funciona muy bien, lo cierto es que a menos que trabajes en equipo, con el tiempo es difícil mantenerte constante en su uso. O por lo menos eso es lo que me pasaba a mí.

Ahora he descubierto Rescuetime y estoy encantada. Es una aplicación que te instalas y trabaja en segundo plano automáticamente registrando el tiempo que pasas en cada aplicación y en cada web.

Puedes asignar páginas web y aplicaciones a cada categoría y de esta forma tener informes automáticos del tiempo que ese día has trabajado y en qué.

Imagino que para equipos que necesitan con detalle reports de horas para clientes no será suficiente, pero si eres autónomo y lo que quieres tener es un aproximado de tu productividad y el tiempo que pasas por ejemplo en el correo, en redes sociales, utilizando Word o Excel o viendo videos en Youtube, es ideal.

rescuetime

2.  iLovePDFiLovePDF

¿Trabajas con archivos pdf? no dejes de probar esta herramienta Totalmente online y gratuita, puedes juntar archivos pdf en uno solo o dividirlos, comprimirlos, convertirlos….


http://www.ilovepdf.com/

3.  Gmail + streak

Si utilizas Gmail como cliente de correo, ya sea para cuentas gmail o cuentas de tu propio domino (aquí tienes un tutorial de cómo hacerlo), tienes que probar Streak for Gmail. Es una extensión gratuita para Chrome que añade funcionalidades a tu Gmail. Tiene bastantes, algunas para poder convertirlo en un CRM  para el seguimiento de clientes, etc… muy potente para la gestión en equipos, pero hay dos muy básicas que van a poder ayudarte a ahorrar mucho tiempo:

  • Enviar más tarde: dedica un rato a escribir y contestar todos los emails pendientes y  cuando acabes envíalos todos. (así evitarás que el primero te conteste antes de que hayas enviado el último y entres en una rueda sin fin…) También te servirá si eres autónomo y trabajas a horas intempestivas o en fin de semana. Programa tus emails para que se envíen el día y hora que tu digas, si es a horas de oficina darás una imagen mucho más profesional.
  • Plantillas: seguro que a veces tienes la sensación de escribir siempre lo mismo… algunas respuestas a clientes, solicitudes de información, etc…. con Streak puedes preparar plantillas predefinidas de email y seleccionarlas para completarlas o enviarlas tal cual, sin tener que escribirlo cada vez.

Streak for Gmail CRM

https://www.streak.com/

4. Phrase express (o Text Expander si trabajas en MAC)

Relacionado con el tema de las plantillas, he descubierto otra aplicación que me ahorra mucho, mucho tiempo… se trata de un software que te instalas en el PC o MAC y lo que hace es guardar snippets de texto a los que les asignas una abreviatura o combinación de teclas.

Puede ser para frases o párrafos de texto enteros. Por ejemplo, si continuamente has de pasar los datos de tu tienda, dirección, teléfono, etc… puedes crear una abreviatura y que al escribirla te aparezca la dirección y datos completos. Lo mismo con tu email o cualquier texto que utilices a menudo.

phrase-express

http://www.phraseexpress.com/
(o TextExpander para MAC)

5. Evernote logo evernote

Se que es un clásico, pero no podía dejar de nombrarla.

Evernote es una libreta de notas que puedes instalarte en todos tus dispositivos o acceder online y guardar cualquier tipo de información agrupada en libretas, con etiquetas personalizadas, etc…

Puedes añadir texto, imágenes (capturadas directamente desde el móvil, por ejemplo), enlaces web o capturas de páginas web, etc… Es tremendamente práctico para recopilar información y organizarla, crear borradores, recopilar ideas… y gracias a un buscador muy avanzado, poder encontrar cualquier nota en un momento.

evernote

www.evernote.com

ACTUALIZACIÓN: después de años utilizando a Evernote, he encontrado la aplicación que puede sustituirla y mejorarla: Notion
Notion es lo que llaman un All-in-one workspace, un «sitio para todo», en el que no sólo puedes guardar notas, sino listas de tareas, tablas, calendarios, maquetar páginas y subpáginas, etc, etc…

Me es muy complicado explciar en pocas líneas todo lo qu es Notion, así que si estás buscando una herramienta para guardar y organizar información, te animo a que le eches un vistazo.

6. Dropbox / Google Drive

Otros clásicos e imprescindibles. Hay muchos más
servicios de almacenamiento en la nube
, pero estos ahora mismo son quizás los más populares y extendidos. Te permitirá acceder a tus documentos desde cualquier lugar, ideal si trabajas desde el despacho y desde casa o si viajas mucho, y compartir documentos con colaboradores y/o clientes.

7. Facturación online

Una de las tareas que más he optimizado y en la que más tiempo he dejado de dedicar es el tema de la facturación.

Cuando empecé como freelance tenía una plantilla en word que iba duplicando cada vez que tenía que hacer una factura. Tenía que buscar/copiar/pegar los datos del cliente,  pasarla a pdf, envíarsela por mail, etc… No se si lo has calculado alguna vez, pero créeme, aunque parezca un momento, pierdes un buen rato cada vez que facturas de forma manual. Y no te digo ya cuando has de buscar algun dato de una factura antigua…

En mi caso, como programadora, además era imperdonable.

Finalmente decidí que no podía seguir perdiendo en tiempo y me preparé una pequeña aplicación online para poder crear las facturas. Muy, muy sencilla, no necesito más. Pero de esta forma sólo tengo que escoger el cliente, poner los conceptos e importes y guardar. Puedo crear el pdf al momento y enviársela al cliente adjunta por mail con una plantilla predefinida. Puedo buscar por concepto o cliente, puedo duplicarlas e incluso crear las recurrentes que son iguales cada mes. Ahora si tardo 5 minutos de reloj en crear una factura y puedo hacerlo desde cualquier lugar.

Cómo yo tengo esta aplicación propia, no puedo recomendarte ninguna que haya probado, pero se que hay muchas empresas de software de facturación online que te van a ayudar a conseguir este ahorro de tiempo.


FacturaDirectaACTUALIZACIÓN
: con el tiempo y el crecimiento de la empresa, también mi software de facturación se me quedó pequeño y apenas tenía tiempo disponible para modificarlo y mejorarlo, así que estuve probando y encontré FacturaDirecta, llevo ya meses utilizándola y estoy encantada, tiene todo lo que necesito. (En el post ¿Por qué herramientas y utilidades vale la pena pagar? tienes más información al respecto)

8. Todoist

Si eres una amante de las listas como yo, prueba Todoist. Puedes acceder desde web o tiene aplicaciones para smartphone y extensiones para Chrome y Gmail. Es muy sencilla, muy útil y práctica y para un usuario totalmente gratuita. Puedes agrupar las tareas en proyectos, asignarles etiquetas, prioridad, etc… filtrarlas y arrastrar y soltar para cambiarlas de fecha fácilmente. Permite subtareas, notificaciones, fechas recurrentes y trabajar de forma compartida.

Además ahora se integra con Google Calendar para poder mostrar y sincronizar las tareas tanto en una herramienta como en otra.


www.todoist.com

9. Google Calendar

La he dejado para el final pero para mi es el centro de toda mi organización. El simple, básico y universal Google Calendar. Lo tengo siempre abierto en mi pc y accedo fácilmente desde el móvil para añadir algun evento, moverlo o asignarle una alarma.

En él lo anoto todo, desde la reunión con un cliente, la hora dedicada a cada proyecto, a formación, el médico de la niña o el webminar que no me quiero perder.

Aunque Todoist como gestor de listas es lo mejor, me he dado cuenta que me es mucho más útil asignar y bloquear una franja de tiempo concreta a cada tarea en el calendario. En una lista tiene la misma importancia ‘enviar email’ que ‘desarrollar web’. Un calendario es una forma mucho más visual de ver si es una tarea de 15 minutos o de 3 horas. Si es algo que te llevará toda la mañana o que podrás ‘colar’ entre otras dos tareas.

También puedes configurar que te aparezcan las tareas de Todoist en Google Calendar, así lo puedes utilizar combinado, que es lo que yo hago. El listado de tareas para temas breves, como emails, llamadas, etc… y el calendario para todo aquello que me vaya a llevar más de 10 0 15 minutos.

Según tu tipo de trabajo te irá mejor una u otra manera de organizarte, unas herramientas u otras.

Lo esencial es ir probando hasta encontrar la que te vaya mejor, y sobre todo dedicarle el tiempo necesario para optimizarlo. No temas invertir una hora en configurar, organizar, poner a punto, etc… porque la recuperarás con creces en el tiempo que ahorrarás luego.

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